Sistema di segnalazione digitale

La moderna protezione degli informatori


Digitales Sistema di segnalazione digitale

Il sistema di whistleblowing basato su Internet di ComplianceXperts consente un dialogo tra la funzione di compliance e il whistleblower senza che quest’ultimo debba rivelare la propria identità. Gli informatori e i responsabili dei casi accedono al server dalle loro rispettive sedi. Viene memorizzato solo il contenuto dei rapporti. È impossibile rintracciare tecnicamente l’informatore. Il whistleblower stesso deve assicurarsi di non divulgare informazioni che permettano di trarre conclusioni sulla sua persona. Il timore che gli informatori utilizzino il canale protetto sotto il mantello dell’anonimato per screditare i colleghi non può essere suffragato da studi scientifici. Tali segnalazioni possono anche essere filtrate molto bene con un controllo di plausibilità. Il sistema digitale di whistleblower può anche essere collegato all’Istituto Ombudsperson come canale di segnalazione.

Il pacchetto iniziale comprende:

  • Hosting in Germania o in Svizzera
  • Sistema di whistleblowing certificato ISO/IEC 27001:2013
  • Messaggi confidenziali e anonimi
  • Comunicazione anonima e personalizzata a 2 vie
  • Gestione automatizzata delle scadenze
  • Membri del team/utenti illimitati
  • Supporto ai casi attraverso un catalogo di azioni configurabile
  • Capacità multicliente
  • Multilinguismo (26 lingue)
  • Traduzione di messaggi e notifiche basata sull’intelligenza artificiale
  • Scansione antivirus e rimozione dei metadati dei file o dei documenti caricati
  • Valutazioni grafiche
  • Esportazione di messaggi
  • Marchio individuale del vostro sistema
  • Autenticazione a 2 fattori
  • Crittografia end-to-end
  • Supporto gratuito
  • Aggiornamenti regolari
  • Ricevere notifiche tramite bot telefonico)
  • Ricevere notifiche via e-mail nell´sistema (opzionale nell’sistema (opzionale)

Il pacchetto Professional comprende anche:

  • Gestione dinamica dei compiti per l’amministrazione e l’elaborazione delle azioni di follow-up nel dashboard
  • Chat dal vivo per tutti gli operatori del caso coinvolti
  • Assegnazione granulare dei diritti per i operatori dei casi interni ed esterni
  • Moduli dinamici senza codice

Il pacchetto Enterprise offre ulteriori personalizzazioni:

  • Implementazione di un sistema di gestione della conformità preventiva
  • Funzione del responsabile della conformità
  • Consulenza e formazione
  • Rappresentanza legale
  • Assicurazione

La direttiva UE sugli informatori prevede sia una linea telefonica che una digitale per soddisfare le diverse esigenze e i diversi punti di partenza degli informatori.

Le hotline telefoniche consentono agli informatori di contattare il personale designato o i funzionari esterni tramite una normale linea telefonica. Il telefono è particolarmente adatto per le relazioni su argomenti complessi per i quali si cerca un interlocutore perché l’argomento è difficile da catturare per iscritto (esempi: molestie sessuali, bullismo). Gli studi dimostrano che un numero maggiore di casi (46%) è stato scoperto attraverso una hotline telefonica. Ciò suggerisce che alcuni informatori percepiscono un anonimato ancora maggiore al telefono.

Servizi offerti dalla hotline telefonica

  • Oltre 20 anni di esperienza in agenzia
  • Disponibilità 24/7 in 26 lingue
  • Agenti appositamente formati e certificati con certificato di verifica
  • Agenti in lingua madre
  • Aggiornamento continuo degli agenti tramite e-learning
  • Tutte le segnalazioni sono state ricevute e registrate in forma anonima attraverso sistemi selezionati, non è stata conservata alcuna documentazione.

Mediatori per la conformità

Gli ombudsman gestiscono un canale di segnalazione esterno per gli informatori nella loro funzione di difensori civici nominati dall’azienda. I difensori civici ricevono segnalazioni su possibili violazioni di leggi, regolamenti interni o altri comportamenti dannosi e verificano se le segnalazioni sono plausibili e valide. In tutte le aree legali rilevanti per la compliance, gli ombudsman preparano il caso e forniscono una valutazione legale con raccomandazioni di azione per la direzione e i responsabili della compliance. L’informatore decide autonomamente se vuole mantenere segreta la propria identità all’azienda. I difensori civici accettano anche segnalazioni anonime.

Gamma di servizi Gestione dei casi e servizio Ombudsman

  • Rilevamento dell’ufficio relazioni interne
  • Rete europea di studi legali
  • Verifica della plausibilità e comunicazione tempestiva
  • Proposta di azioni e misure di follow-up
  • Documentazione/relazione